Suite au conseil du 28 juin, voici le compte rendu de la réunion.
Le conseil est disponible pour toute question concernant le contenu.
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RÉUNION DU CONSEIL DU 28 JUIN 2024
Présents : - M. Defarges Rémi (Président)
- M. Havart Brice (Trésorier)
- Mme Perrier Olivia (Secrétaire)
- M. Fontaine Eric (Conseiller)
- Mme Francqueville Anne-Laure (Conseillère)
- M. Browet Eric (Conseiller)
- M. Gatault Jean-Noël (Conseiller)
Administratif :
Changement de siège à faire auprès de la préfecture, mais nous devons vérifier ce qui est noté sur le site, mais l’information est introuvable. La composition du bureau est à jour.
Banque : Nous devons prendre rdv à la banque, avec récépissé du papier de déclaration en préfecture. Pas de changement de banque prévu. Proposition que Eric B. soit présent. Julien devra faire une procuration pour la banque.
Point réunion des asso, voir compte rendu.
Evénements :
Festival des 50 ans du jdr à Senlis : le président n’est pas rassuré par l’organisation du festival, notamment en terme de sécurité et logistique. 85 bénévoles sont prévus, le nombre est sous-estimé et le “recrutement” n’a pas commencé. Le président observe une opacité sur l’argent dépensé.
Eric B. précise : il y a eu une évolution. Les invités ont été confirmés (Chatam, John Lang), le nombre de sites a été réduit. Eric B et Maureen travaillent sur les décorations. Les lots commencent à être récoltés pour les concours. Des animations sont prévues.
Vote : Est ce qu’on participe ? 4 pour, 1 contre, 2 abstentions
Nous participons avec des conditions :
Nos besoins :
Gérer la partie initiation de manière autonome.
Qu’on soit identifiés et identifiables (T shirt, kakemono, tract, carte de visite, pub des 30 ans),
Communication des 30 ans,
Accès aux repas, au point d’eau, zone de repos et parking.
Sans ces conditions, nous ne participerons pas.
30 ans de l’asso :
Le président a demandé 36 grilles caddie.
Nous devons faire une déclaration à la mairie et à la gendarmerie disant qu’on ouvre le soir. Un exemple dans le drive doit être disponible sur le Drive.
Nous devons réaliser une demande de licence temporaire de vente d’alcool (bière). A noter : Pas de vente d’alcool après minuit. Intérêt de louer une tireuse ?
“Véro” s'est proposée pour le bar ainsi que “Christina”, Jean-Noël a une machine à hot dog. Lors du dernier multi table on avait préparé des hot dog et des croque monsieur. Les fours de la cuisine de la salle ne sont pas utilisables.
Il faut prévoir des quantités pour 60 personnes, avec possibilité de faire du réassort le dimanche.
Si l’ensemble des denrées n’ont pas été consommées, les magasins peuvent reprendre les packs non entamés et ce qui ne dépend pas de la chaîne du froid. Nous devons préparer la liste (avec l’aide du document préparatif exprimé par Jean-Noël) et faire réaliser des devis.
Nous pouvons demander un prêt de matériel à la Félude : Percolateur, étagères, nappes, gobelets…
Proposition d’un moyen de paiement avec un carnet de 5€ payable à l’avance pour les consommations sur place. Il est proposé qu’une carte soit offerte pour les inscriptions pour amortir le coût de la réservation.
Nous envisageons un gâteau d’anniversaire : quel format ? Olivia propose un number cake, elle se renseignera auprès d’une connaissance qui en réalise afin d’obtenir le prix et le délai.
Niveau participation : Sous nos pas est intéressé ainsi que Morlaca
Communication :
Le site sera un moyen de communication externe.
Anne Laure propose de participer à l’écriture du contenu et du carnet des charges avec Rémi.
Réalisation de goodies : Mis au vote : 7 pour
Idées :
Tshirt vendu par l’asso à prix coûtant pour éviter de devoir renouveler notre pool de Tshirt à chaque départ de membre.
Pins
Mug
Pistes à dés personnalisé
Dés à personnaliser ou D30
Petit carnet
La priorité est donnée au Tshirt et à la piste à DésOrganisation des parties :
La table ouverte montre ses limites malgré le changement de nom. Il est très probable que de nombreuses personnes ne s’inscrivent pas s’il y a qu’une personne notée, et que cela fasse un cercle vicieux. Le site internet disposera d'un encart "organisation des parties" avec un espace "liste d'attente"
Anne-Laure propose le vendredi une soirée jeu de société 1 à 2 fois par mois, ainsi que le samedi si besoin.
Divers :
Le double des clés serait important pour une question d’organisation. Nous devons demander l’accord pour pouvoir le faire.
Mis au vote : 7 pour
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Clémence (Maléfices), Lug (OSD)
